Le minimum de l'accueil : "savoir faire patienter"
Une musique d’attente personnalisée en studio.
L’attente téléphonique inclut les messages dont la diffusion est programmée à l’occasion des transferts d’appels ou des mises en attente. Ce laps de temps doit être agréable et vous offre de nombreuses opportunités : promotion d’un nouveau produit, information sur l’actualité de votre entreprise, communication autour de vos savoir-faire et compétences, l’adresse de votre site internet, etc…. L’objectif : mettre en valeur la société.
De nombreuses opportunités pour mettre en valeur la société
Ce minimum est souvent complété par : "savoir acueillir"
Un pré-décrochage automatique
La saviez-vous ?
La norme ISO 9001 concernant la qualité d’accueil impose une réponse au terme de 15 secondes, soit 3 sonneries maximum. Qu’en est-il chez vous ?
Objectivement, c’est très difficile à quantifier mais réellement très important d’y répondre. Pour preuve :
- Plus de 35 % des appels n’aboutissent jamais pour non-réponse.
- 73 % des appelants ne renouvellent par leurs appels suite à une non-réponse.
C’est votre bonjour, votre sourire misez tout sur la 1ère impression !
Vous connaissez les difficultés de votre business, ne vous privez pas des appels entrants !
Le pré-décrochage doit être un message adapté, parfois quelques secondes suffisent, il a pour but de rassurer votre appelant. Ce message doit non seulement conforter votre futur client, il a composé le bon numéro, mais aussi lui indiquer que son appel est pris en compte et qu’un interlocuteur va lui répondre.
Vous connaissez l’importance des 5 premières secondes, ce sont les premières impressions qui vont conditionner la perception de votre entreprise par votre futur client. Le pré-décrochage , c’est votre bonjour, votre sourire…. Misez tout sur la 1ère impression !
Vous connaissez les difficultés de votre business, ne vous privez pas des appels entrants !
Un pré-décrochage plus abouti : le standard automatique
Il existe un service encore plus abouti pour accueillir votre clientèle : le standard automatique à une ou plusieurs arborescences.
Ce service s’adresse à tous et tout particulièrement aux sociétés ayant plusieurs services dédiés à la clientèle. L’objectif étant de diriger les flux d’appels entrants en fonction des choix effectués ce qui permet de désengorger le poste accueil téléphonique/ le standard.
Et enfin : "Savoir informer et inviter à vous rappeler"
Un répondeur
Dans la continuité des éléments ci-dessus, il est important que votre accueil soit qualitatif même en votre absence.
Même en votre absence, restez qualitatif !
En dehors de vos horaires d’ouvertures ou de permanences téléphoniques, il est essentiel que vous puissiez communiquer vos jours et horaires de présences en :
- Invitant à rappeler
- Invitant à déposer un message. *
C’est également l’occasion de relayer les informations utiles diffusées sur vos autres médias de communications, site web, newsletter, réseaux sociaux
Notre studio est là pour vous guider et vous conseiller
Vous l’aurez compris, la qualité de votre accueil est primordiale.
Notre studio est là pour vous guider et vous conseiller.
Que ce soit pour trouver une musique libre de droit comme pour l’élaboration de vos rédactionnels, nous sommes à votre disposition.
N’hésitez plus, votre accueil téléphonique c’est votre future force.
* Sachez que dans nos solutions, votre message vous sera transmis en fichier AUDIO sur la boite mail de votre choix. Plus convivial, d’une qualité irréprochable, la gestion de vos messages ne sera plus une lourde besogne.
Nos offres GLOBALES sont clefs en main. Chez nous, vous ne faites rien, on s’occupe de tout.
Pour aller encore plus loin :
Même si la téléphonie fixe/ sédentaire reste la dominante dans la sphère professionnelle, l’omniprésence de la téléphonie mobile nous oblige à l’intégrer correctement afin de vous garantir une qualité d’accueil optimum et cohérente.
En effet la convergence fixe/ mobile se démocratise et impose une qualité d’accueil tout aussi parfaite que sur votre téléphonie fixe.
Nous sommes là aussi pour vous garantir une harmonisation des messages en allant jusqu’à vos mobiles (GSM).